会議効率化の5個のアイデア

会議は出席者が議論し、意思決定してこそ結果が出ます。そのために必要な会議効率化のアイデアを紹介します。

アイデア１：目的と時間を設定

会議には明確な目的（ゴール）が必要です。何を解決したいか、どんな結論が欲しいか、これは事前に設定し、遅くとも会議の序盤には参加者全員に共有しましょう。「ただ定例で集まること」が目的になっている会議なら、やめた方が生産性は向上します。

また事前に決めた時間もきっちり守る必要があります。リミットの有無で会議への集中力には大きな差が生まれるため、目的と同時に終了時間も決め、効率的に進めましょう。

例：アジェンダ送付で目的共有、大きな時計で時間を意識

Googleでは24時間前までにアジェンダを送付するよう推奨され、会議の目的が事前に共有されます。会議室には全員に見える巨大タイマーが設置され、時間内に会議の目的を達成しようと努力できるようになります。

参照元：Lightworks BLOG（https://lightworks-blog.com/way-of-meeting#5）

アイデア２：関係者だけを呼ぶ（無駄に増やさない）

会議の出席者数は少人数にとどめるべきです。人数が多くなると意見が出ますが、「船頭多くして船山に上る」ように、議論が錯綜する上に傍観者も増え、意思決定に時間がかかります。

より主体的な参加者に絞れば、会議の生産性はそれだけでも上がります。

例：必要なメンバーだけで最高の結果を

Appleの会議は常に最小限の人数で開催されます。スティーブ・ジョブズは、不必要なメンバーを見つけると、会議の途中でも退席を促したといいます。本当に必要なメンバーだけの会議で、最高の結果を追求したのです。

参照元：Lightworks BLOG（https://lightworks-blog.com/way-of-meeting#5 ）

アイデア３：全員に役割を振る。特に決定事項には責任者を指名

事前に参加者全員の役割を決めておくと進行はスムーズになります。ファシリテーター（司会者）やリーダー、発表者といった重要な役割だけでなく、書記や庶務も決めておきましょう。

決まった事項には責任者を指名し、会議後に発生するタスクにも最後までしっかり取り組んでもらいます。

例：決定事項ごとに必ず責任者を任命

Appleでは、会議の最後に決まった事項について再確認をした後、決定実行ごとに責任者（DRI）を指名しています。DRIを決めることで、決まったことが宙ぶらりんの状態になることを防ぎ、実行体制を確保しています。

参照元：Lightworks BLOG（https://lightworks-blog.com/way-of-meeting#5）

アイデア４：資料は柔軟に運用

会議で重要な意思決定をする場合、根拠となるデータは詳細に準備し、さらに参加者全員に理解してもらえるよう可能な限りの情報を整えておくことが重要です。

ただし、新規開拓したい・新製品のアイデアがほしい場合など、既存のデータが方向性を決めてしまうようなら、データ持ち込みを禁止してディスカッション形式のセッションにすることも一手。毎回必ず精密で膨大な資料を作成する必要はないので、ケースバイケースで対応しましょう。

例：資料なしで時間の節約

Googleの会議は、データに基づいた議論しかできません。駆け引きや発言力だけで物事が決まるのを防いでいます。一方、トヨタは会議に資料を持ち込まないのが原則。資料作りの時間を節約し、自由な意見交換をするためです。

参照元：Lightworks BLOG（https://lightworks-blog.com/way-of-meeting#5）

アイデア５：ワイヤレスプレゼンテーションツールの活用

参加者が議題に没入できるのが理想的な会議の形です。それを邪魔しかねないものは全て取り払いましょう。それはつまり、PCやタブレットをディスプレイにいちいち繋げたり資料の出力・配布したりする労力と時間のこと。ここから先に繰り返す回数を考えれば、そのコスト損失は無視できないはずです。

しかしこの問題は「ワイヤレスプレゼンテーション」の機材を導入すればすぐに解消できます。手元のデバイスをワイヤレスでディスプレイに投影するツールで、会議をもっと楽しく効率化しませんか。

例：気軽にPCが持ち込める貸会議室

貸会議室を運営する「エッサム」は、誰でも自分のPCを持ち込んで気軽に会議やセミナーができる環境を整えるため、ワイヤレスプレゼンテーションツールを導入。初めて機器に触れる人でも使いやすいようにと配慮した結果でしたが、利用者はすぐに使いこなして操作している様子。ワイヤレスの便利さ・スマートさに評判も上々のようです。

参照元：内田洋行（https://office.uchida.co.jp/case/essam.html）